Oryginalnie artykuł powstał jako „poradnik koncertowy” dla studentów Zarządzania Kulturą UJ, z którymi mieliśmy okazję współpracować w semestrze zimowym 2013/2014. Niedawno natknąłem się na niego i pomyślałem, że może jednak warto go upublicznić, otwierając się być może na krytykę, ale dokładając tym samym swoją cegiełkę do budowania sceny. Mam nadzieję, że skorzystacie, a być może nawet skomentujecie, po to by pozwolić nam (i innym) dowiedzieć się jak wygląda to u Was.

Działalność koncertowa czy “fejsbukowa” Krakowskiej Sceny Muzycznej jest dość oczywista i łatwo widoczna. Jeśli to czytasz, istnieje duża szansa, że byłeś na naszym koncercie, a pewne jest to, że zauważyłeś ten artykuł na FB lub na WWW. Jednak nie są to jedyne tematy, jakimi się zajmujemy. Dziedzina, którą szczególnie sobie upodobaliśmy, a w której nasza aktywność nie jest jeszcze porównywalna do tej koncertowej, to szeroko pojęta edukacja muzyczna. Zorganizowaliśmy do tej pory kilka(naście) spotkań, paneli dyskusyjnych czy warsztatów, widząc głęboki sens rozmawiania o tym, co dzieje się w branży i jak sobie z nią radzić. Od dłuższego czasu myślimy też o samodzielnej organizacji kursu “Jak zorganizować koncert” i…

Zupełnie przypadkiem w październiku zeszłego roku rozpoczęliśmy współpracę z Uniwersytetem Jagiellońskim – pomagaliśmy przy prowadzeniu “Nowych Form Przedsiębiorczości w Kulturze” na wydziale Zarządzania Kulturą i Komunikacji Społecznej. Konieczność przygotowania i poprowadzenia kursu była świetnym bodźcem do tego, żeby zastanowić się nad pewnymi procesami, które dzieją się u nas “od zawsze”, ale rzadko kiedy mamy okazję je poukładać i przeanalizować.

Artykuł ten dedykowany jest więc nie tylko wszystkim tym, którzy chcą zająć się organizacją koncertów, ale również tym, którzy JUŻ się nią zajmują. Tak jak teoria nie jest kompletna bez praktyki, tak praktyka bez teorii lub próby analizy sytuacji z zewnątrz często bywa błędna czy nieoptymalna. W wirze wydarzeń bardzo rzadko jest czas, by przystanąć i spojrzeć chłodno na to, co robimy. Chciałbym zatem podjąć próbę ujęcia w schematy pewnych chaotycznych i nieoptymalnych działań i rozliczyć się z bałaganem, niekonsekwencją czy głupotą. Przede wszystkim w naszym własnym, KSMowym, wydaniu, ale kto wie – może i wy dostrzeżecie w tym coś “o sobie”.

Projekt – bez względu na to, czy jest to koncert, czy dowolne inne niemuzyczne przedsięwzięcie – można podzielić na kilka etapów. Na początek więc garść w zasadzie dość banalnych w swej ogólności punktów, jednak bez świadomego ich określenia każde nasze działanie jest po prostu przypadkowe. Poziom szczegółów, który w każdym z tych punktów należy określić, zależy od “rangi”, rozmiaru czy charakteru wydarzenia.

1. CEL
2. PLAN
3. REALIZACJA
4. FOLLOW-UP i EWALUACJA

Ad. 1 CEL

Przy pojedynczym, amatorskim koncercie robionym wyłącznie dla przyjemności niekoniecznie musimy zastanawiać się nad celem (który niejako rozumie się sam przez się – dobra zabawa). Polecam natomiast zastanowić się nad nim zanim podejmiesz się cyklicznej organizacji wydarzeń. Również wtedy, gdy jesteś już weteranem branży – po trzysetnym koncercie naprawdę łatwo zapomnieć, o co w tym tak naprawdę chodzi, robiąc wszystko bezrefleksyjnie i z “automatu”. Z moich obserwacji wynika, że sukces wydarzenia pozostaje w bezpośredniej korelacji z entuzjazmem i zaangażowaniem. Jak więc “koncert z automatu” ma być udany, jeśli absolutnie nikt, na czele z pomysłodawcą, nie wie, “po co” jest ten koncert?

Celem może być np. “pozyskiwanie nowej publiczności”, “promocja płyty”, “jak największy utarg” itp. Nie wszystkie cele wzajemnie się wykluczają, ale dobrze obrać któryś za priorytet. Determinuje to absolutnie wszystkie pozostałe ustalenia, począwszy od wyboru miejsca, na cateringu skończywszy.

W skrócie: by gdzieś dojść, trzeba wiedzieć dokąd idziemy. Idąc na oślep być może gdzieś uda się dotrzeć, ale czasem lepiej nie otwierać na miejscu oczu 😉 Warto więc poświęcić chwilę na te banały i rozpisać je sobie – choćby i w głowie.


Ad. 2. PLAN

W odróżnieniu od celu – czasem dość abstrakcyjnego – plan powinien być możliwie konkretny. Opiszę pokrótce, co próbujemy wcielać w życie u siebie, na “naszym poziomie koncertów”, choć śmiem przypuszczać, że nawet w przypadku ogromnych festiwali proces ten wygląda podobnie (choć z pewnością różni się skalą).

Często na etapie planowania pewnym problemem może być brak odpowiedzi na niektóre z “podpunktów”. Ot, na starcie mamy dużo niewiadomych. Jednak plan to tylko (i aż) plan – pewne rzeczy trzeba po prostu założyć “w ciemno”, a w miarę upływu czasu je uściślać. Przychodzi to ciężko zwłaszcza na początku przygody, gdy nie znamy rynku. Trzeba mieć świadomość, że nie ma nic złego w tym, by założyć, że na naszym festiwalu wystąpi PJ Harvey, a potem po kryjomu zmienić to wszystko w “Tribute to PJ Harvey” 😉 To oczywiście żart, ale nawet tak kluczowe założenia na pewnym etapie są tylko tym – założeniami. Dopiero w trakcie ich realizacji stają się czymś realnym. Nie ma się więc czego obawiać. Na kartce papieru można zapisać dosłownie wszystko (choć polecamy do tego celu raczej plik w komputerze – łatwiej go modyfikować). Nota bene kartkę taką (wydrukowaną bądź zapisaną odręcznie) na koncert warto zabrać by upewnić się, że wszystko zostało “odhaczone”.

1. PO CO? DLA KOGO? KTO? GDZIE? KIEDY?

Jeśli ustaliliśmy już ogólny cel (np. “pozyskanie nowej publiczności”, “popularyzacja klubu”, “promocja marki sponsora” itp.), trzeba zastanowić się, w jaki sposób do niego dotrzeć. Kolejność w nagłówku tego akapitu nie jest przy tym bez znaczenia, choć z pewnością różni się w zależności od perspektywy organizatora (menedżer knajpy ma inne priorytety niż menedżer/członek zespołu).

Moje skromne obserwacje pozwalają mi sądzić, że generalnie “w polskiej kulturze” – w klubach, ale przede wszystkim w jednostkach państwowych – bardzo często zapomina się o dwóch pierwszych kwestiach. Zbyt wiele wydarzeń odbywa się po nic i dla nikogo. Realizowany jest budżet i to jest priorytet – mamy pieniądze, więc wydajmy je “na coś”, co nam osobiście wydaje się dobrym pomysłem. Zbyt często takie sytuacje kończą się pustymi salami, a w efekcie zmarnowanym czasem, energią i pieniędzmi.

PO CO i DLA KOGO to podstawowe założenia projektu, bez których nie powinno się nawet myśleć o rozpoczęciu pracy. Podobnie jak ogólny cel, cel szczególny determinuje pozostałą część działania.

Określamy zatem konkretny cel, a następnie publiczność docelową, która ów cel optymalnie “zrealizuje”. Wybór publiczności w oczywisty sposób wyznacza kierunek pozostałych działań: zupełnie inny koncert zorganizujemy dla fanów jazzu po czterdziestce niż dla młodzieży szkolnej słuchającej punkrocka (choć nie jestem pewien czy w XXI w. istnieje młodzież szkolna słuchająca punkrocka).

Ustalenia z tego punktu nie zawsze muszą przebiegać w tej kolejności, wszakże w przypadku organizacji wydarzenia dla swojego własnego zespołu mamy na ogół gotową odpowiedź na pytanie “DLA KOGO” – dla naszych fanów (choć nie jest to oczywiste – czasem robimy koncert dla nowej, “obcej” publiczności). Ułatwiona jest też odpowiedź na pytanie KTO – nasz zespół. Nieraz to dopiero fragment odpowiedzi, bo przecież zagrać możemy w dwie lub więcej kapel. Należy się wtedy zastanowić, kto będzie najlepszym uzupełnieniem line-up’u, tak by optymalnie zrealizować założenia z “PO CO” i “DLA KOGO”. Nie ma nic gorszego niż źle dobrany line-up: Twoi fani nie tylko nie docenią drugiej kapeli, ale będą mieli za złe również Tobie marnowanie ich czasu na nieinteresujący zespół. Oczywiście kwestia tego, co i w jakich konfiguracjach działa dobrze razem, wymaga pewnego wyczucia i znajomości rynku, ale jeśli w ogóle nie zaczniesz się nad tym zastanawiać, będziesz do końca życia grał z kapelami, z którymi nie masz nic wspólnego (a publiczność to widzi, czuje i coraz bardziej ma dość). Akapit ten był skierowany do zespołów, ale w gruncie rzeczy przesłanie jest uniwersalne: należy wybrać takie zespoły, które najlepiej zrealizują założenia z “PO CO” i “DLA KOGO”.

GDZIE – niektóre miejsca są uwielbiane przez pewien typ “miłośników muzyki”, inne z kolei niezbyt. Co ciekawe, preferencje publiczności często są niczym więcej jak kaprysem. Niejednokrotnie w odpowiedzi na zaproszenie na koncert do Lizarda usłyszeliśmy “Lizard? Ee, nie, tam nie chodzę” wypowiadane przez przeróżnych ludzi – hipsterów, metalowców, młodzież szkolną :-). Inne miejsca są “klimatycznie transparentne”: ot, sale koncertowe, mieszczące każdy typ koncertów. Chyba nikt nie powie z przekonaniem, że nie chodzi do Rotundy albo do Studia. Znając odpowiedzi na “PO CO”, “DLA KOGO” i “KTO”, łatwo znajdziemy ten właściwy klub.

Oczywiście to, że wymyślimy, że odpowiednim miejscem jest dany klub, nie oznacza automatycznie zabookowania terminu. Ale do tego etapu dopiero dojdziemy. Najpierw spisujemy nasze “marzenia”, potem konsekwentnie je modyfikujemy 🙂

Ostatnia kwestia – KIEDY. To szeroki temat. Różne miasta, różne kluby, różni organizatorzy to różne preferencje oraz prawidłowości. W Krakowie ciężko wbić się z koncertem na piątek (dyskoteka to co innego), w mniejszych miastach czasem nie ma sensu próbować NIE w piątek lub sobotę. Nie ma jednak złotej zasady wpływającej na to, czy data jest dobra, czy nie. Historia zna wiele różnych dziwnych, z pozoru nierealnych przypadków pełnych sal w beznadziejne daty (np. poniedziałek) lub pustych w idealne (piękna, letnia sobota bez żadnych wydarzeń w tym samym czasie). Warto jednak się przyjrzeć temu, co dzieje się na mieście – organizowanie płatnego koncertu w juwenalia należy rozważyć kilkukrotnie.

Oczywiście zamiast czynić rozchwiane założenia można spytać o radę menedżera klubu – zorganizował u siebie na pewno nie jeden koncert i nawet jeśli nie jest zbyt rozgarnięty, a koncerty robi bo ktoś mu kazał, to pewne prawidłowości niechybnie zaobserwował. Z pewnością warto więc poznać jego punkt widzenia.

Na koniec akapitu złota rada: sprawdzajcie daty koncertów zespołów, które wybraliście sobie do line-upu. Może okazać się, że któryś z nich gra kilka dni wcześniej. Zespoły _BARDZO_ często zapominają o takim fakcie poinformować, a nie jest to bez wpływu na planowaną frekwencję (delikatnie ujmując).

2. OPIS WYDARZENIA / SZCZEGÓŁY

Opis wydarzenia należy przygotować jak najszybciej. Z dwóch powodów. Po pierwsze, jest to podstawowe narzędzie komunikacji z pozostałą częścią ekipy oraz ze współpracownikami z zewnątrz (menedżerami knajp, patronami, sponsorami itp.).

Po drugie, formułując opis, zmuszamy się niejako do poczynienia kolejnych, niezbędnych do organizacji założeń.

W trakcie redakcji opisu może też okazać się, że założenia z wcześniejszych etapów przygotowania były po prostu głupie – zespoły do siebie nie pasują, miejsce jest nieodpowiednie, wybrana publiczność w gruncie rzeczy nas nie interesuje itp.

Opis dobrze jest przygotować w co najmniej trzech wersjach: do mediów własnych, do mediów zewnętrznych, do współpracowników (prywatny). Inaczej formułujemy myśli, opisując wydarzenie na swoim profilu FB; innych standardów wymaga ta sama z pozoru informacja prezentowana w lokalnej gazecie lub radiu; dodatkowe informacje, nieistotne z punktu widzenia świata zewnętrznego, powinny być zawarte w opisie dla np. zespołów lub sponsorów.

Zasada 5x W – WHAT, WHEN, WHERE, WHO, WHY – w dużym stopniu wyczerpuje temat opisu, choć nie całkowicie (brakuje chyba “WHY SO EXPENSIVE?” – czyli ceny biletu).

Opis używany przy prośbie o patronat medialny lub sponsoring może (powinien?) zawierać przewidywaną publiczność i zasięg reklamy.

Opis prywatny musi zawierać dodatkowo ustalenia warunków ze współpracownikami obejmujące wszelkie możliwe szczegóły: warunki finansowe, cateringowe, hotelowe, sceniczne, sprzętowe, itp. Zamknięta lista tych ustaleń już za chwilę.

Jak wspomniałem – opis zmusi nas do poczynienia wielu, na razie pustych, założeń. Nie ma na przykład nic złego w tym, by zawrzeć w opisie niepotwierdzony jeszcze line-up, oczywiście o ile nie będzie tam wykonawcy mogącego istotnie przesądzić o powodzeniu przedsięwzięcia. W skrócie: nie chodzi tu o blefowanie (“a bo Dżem się już zgodził”) ani wprowadzanie w błąd. Chodzi o jak najpełniejsze przedstawienie naszej wizji. W przypadku line-upu proponujemy przy pozycji “Zespół Dżem” dopisać “niepotwierdzony” lub “planowany”.

3. KAMPANIA PROMOCYJNA

Mając do dyspozycji wszelkie możliwe informacje o planowanym koncercie, możemy zabrać się za obmyślenie kampanii promocyjnej. Nawet jeśli jest to wydarzenie “bezbudżetowe” (czyt. po taniości), warto wypisać, co tak naprawdę możemy zrobić, żeby je rozreklamować. “Za darmo” (czyt. poświęcając swój czas) można dzisiaj zrobić naprawdę wiele. Podobnie jak w każdym podpunkcie tej listy, nawet jeśli organizujesz koncerty od dawna, polecamy zastanowić się co jakiś czas nad kampanią i rozpisać ją sobie. Być może w międzyczasie pojawiły się nowe możliwości, stare zniknęły lub straciły sens itd. Jeśli nie włożysz świadomego wysiłku w myślenie o czymś, jest duża szansa, że nie “zrobi się to samo”.

Nasze kampanie zwyczajowo składają się z następujących elementów:

– REKLAMA ON-LINE – działania on-line rozpowszechniane za pośrednictwem własnych mediów (fb, www itp.) lub wykonywane samodzielnie za pomocą cudzych mediów
– REKLAMA OFF-LINE – działania realizowane samodzielnie za pomocą nośników nie-internetowych (plakaty, ulotki, groźby i zaproszenia ustne 😉 itp.)
– PATRONATY MEDIALNE – nie wiesz co to patronat medialny? serio?

Każda z tych kategorii to szereg możliwości.

REKLAMA ON-LINE to przede wszystkim Facebook. Pod tym ogólnikiem kryje się mnóstwo działań:
– wklejka materiałów na fanpage
– wklejka materiałów na wydarzenie
– wklejka materiałów na grupy (np. Koncerty w Krakowie)
– wklejka materiałów na inne fanpage (jako komentarz lub wiadomość prywatna)
– wklejka materiałów z kont osobistych (jeśli ekipa jest kilku- lub kilkunastoosobowa, każdy może pomóc)
– ustawienie cover photo z zapowiedzią koncertu (uwaga na obostrzenia formalne)
– wgranie plakatu koncertu z linkiem do wydarzenia
– komentowanie na stronie wydarzenia
– zaproszenie dużej ilości osób (choć polecamy zapraszanie jedynie tych istotnie zainteresowanych tematem) przez wszystkich współpracowników
– założenie wydarzenia na grupie (opcja tylko dla administratorów grup pozwalająca jednym kliknięciem zaprosić całą grupę. W przypadku “Koncerty w Krakowie” jest to kilkanaście tys. osób… Hm. Nieźle, nie?). Wadą takiego rozwiązania jest to, że wydarzenie jest założone przez prywatną osobę. Z czym się to wiąże – możecie przeczytać poniżej.
– istnieje spora szansa, że nawet bez patronatu medialnego danego fanpage’a uda wam się “załatwić” publikację treści na jego łamach – wystarczy napisać prywatną wiadomość do administratora i być miłym 🙂

Kilka obserwacji:
– przy selekcji materiałów wskazana jest duża różnorodność. Mały sens ma wrzucanie tego samego linka w kółko
– wklejenie linka do cudzego (organizowanego przez inny profil) wydarzenia na fanpage jest bardzo mało skuteczne (znikoma widoczność)
– apogeum bezużyteczności to wklejka prywatnego wydarzenia (organizowanego przez użytkownika, nie profil) na fanpage
– warto zaprosić na wydarzenie jak najwięcej osób, po to, by później wklejać na nie informacje w postaci komentarzy – każda osoba zapisana na wydarzenie z automatu dostaje powiadomienie
– warto zastanowić się nad porą publikacji posta – jestem pewien, że każdy z Was ma swoje doświadczenie w tym zakresie, a od niedawna Facebook dostarcza narzędzi, które mogą najbardziej popularną porę po prostu wskazać
– warto, jeśli w teamie jest kilkanaście osób, komentować wrzucane posty – ich widoczność znacznie rośnie
– posty tekstowe lub linki do zewnętrznych stron mają największą widoczność
– wydarzenie, w którym bierze udział kilka “podmiotów”, koniecznie trzeba współdzielić – dodać użytkowników będących administratorami innych fanpage’ów jako adminów wydarzenia, po to by mogli z kolei dodać swój fanpage jako admina. Tak dodane wydarzenie wyświetli się na wszystkich biorących udział fanpage’ach
– NIE zakładać wydarzenia z prywatnego profilu. Już lepiej założyć jakikolwiek fanpage (jeśli takiego nie posiadamy). Do prywatnego profilu (przynajmniej póki co) nie można dodać jako administratora innych profili (= proporcjonalnie mniejsza widoczność)

Powyższa lista nie wyczerpuje możliwości reklamy ON-LINE, ale jest jakimś początkiem. Chciałbym na tym etapie szczerze zapytać menedżerów/organizatorów – ile z tych (darmowych przecież) rzeczy realizujecie przy każdym koncercie? No właśnie 😉

REKLAMA OFFLINE to nieco droższa zabawa. Realizowaliśmy: plakaty, ulotki, billboardy, promo CD, reklamę w MPK, wlepki oraz specyficzną kampanię “Tak Brzmi Miasto”, polegającą na rozwieszeniu po mieście ogłoszeń z QR kodami.

Wszystko to nie jest tanie, a niekoniecznie przekłada się na frekwencję na pojedynczym koncercie (choć znacznie bardziej w przypadku znanego wykonawcy). Ulotki rozdawane bezmyślnie przez wynajętego studenta są mniej skuteczne, niż te rozdane konkretnym osobom i poprzedzone pięciominutową rozmową (tak, to dużo czasu, ale działa).

Ogólnie przyjmujemy, że reklama offline jest jednak reklamą wizerunkową, która przy jednym, tanim wydarzeniu jest nieuzasadniona – wymaga sporych nakładów finansowych i energetycznych. Przy serii wydarzeń sygnowanych jedną marką (a to w gruncie rzeczy robimy) ciężko całkowicie z niej zrezygnować. Przechodziliśmy przez różne fazy, ale obecnie wracamy powoli do “papierowej” formy promocji.

Podobnie jest w przypadku PATRONATÓW MEDIALNYCH – ich skuteczność w przypadku małego koncertu jest pomijalna, jednak w przypadku serii wydarzeń ciągłe powtarzanie informacji o jednej marce może dać pożądany efekt. Oczywiście nigdy nie jest tak, że patronat szkodzi, więc jeśli tylko masz czas, to polecamy się tym zająć. Jeśli czasu jest mało – skup się na “fejsie” – dużo łatwiej, bezpośredniej i skuteczniej.

Pracę z PATRONAMI MEDIALNYMI zaczynamy od stworzenia listy tych potencjalnie zainteresowanych.

Warto zadbać o to, by patronat był istotny – nikt nie chce czytać w gazecie motoryzacyjnej o wydarzeniu muzycznym i vice versa, choć oczywiście są odstępstwa od tej zasady łączące kilka “światów” lub nawet z premedytacją mierzące w inną grupę docelową.

Można popuścić wodze fantazji, jednak priorytetem są patronaty istotne i adekwatne do organizowanego wydarzenia: nie należy spodziewać się patronatu TVP dla koncertu kilku garażowych kapel. Najprostszym (choć nie zawsze miarodajnym) sposobem na sprawdzenie adekwatności jest Facebook i liczba like’ów fanpage’a potencjalnego patrona. Pamiętajmy, że patronat medialny jest w zasadzie niczym innym jak barterem reklamowym – patron, oferując widoczność, spodziewa się tego samego – swojej widoczności w Twoim medium. Jeśli Twój zasięg to 500 osób, najprawdopodobniej NIE dostaniesz patronatu, którego zasięg jest kilkanaście razy większy. Należy “celować” w instytucje o podobnym poziomie, choć oczywiście nie jest to reguła. Jeśli wydarzenie wpisuje się idealnie w linię programową patrona lub jeśli jego ranga mimo nienajwyższej rangi organizatora jest odpowiednia – patroni rzucą się jak nasze krakowskie gołębie na chleb. Nie ma co się jednak spodziewać, że po zakończeniu pojedynczego wydarzenia (np. koncertu z gwiazdą) będą równie chętnie utrzymywać z nami kontakt przy innych wydarzeniach.

Na koniec, znając wszystkie nasze zapędy, fantazje i możliwości, należy w porozumieniu z działem finansowym (czyli w ekstremalnych przypadkach drugą półkulą :-)) wycenić działania marketingowe: koszt ich przygotowania, realizacji i dystrybucji.

Jeśli jesteś zainteresowany sponsoringiem, jest to też TEN moment, by przygotować ofertę. Jest to temat sam w sobie rozległy na tyle, że wymaga oddzielnego opracowania (albo i trzech), więc póki co zostawmy sobie go na kiedy indziej.

4. BUDŻET

Jak wspomniałem wcześniej, pkt. 3. i 4. mogą być realizowane jednocześnie. Ale jeśli jeszcze nie przygotowałeś budżetu, to teraz jest na to ostatni moment.

W budżecie wyszczególniasz wszystkie czynności i pozycje po to, by je wycenić. Sprawdzasz, czy zakładane wpływy (bo zakładasz przecież jakąś liczbę publiczności) równoważą inwestycje itp.

Na podstawie takich obliczeń możesz ustalić wysokość gaży zespołów lub wymagane wsparcie ze strony klubu, sponsora itp.

Często organizację koncertu zaczyna się od budżetu (obliczanego w głowie). Doświadczony organizator od razu umie orzec, czy coś mu się “zamyka” lub nie. My lubimy posługiwać się google calc 🙂

Przykładowy budżet, z którego korzystamy wygląda o tak —> PRZYKŁADOWY BUDŻET

Żeby wiedzieć co dokładnie musisz wpisać do budżetu, musisz jednak wiedzieć z czego “składa się koncert”.

6. Z CZEGO SKŁADA SIĘ KONCERT

Można powiedzieć, że koncert składa się z tego, że zespół gra, publiczność słucha (z tym bywa różnie), a barman leje piwo. I faktycznie, czasem odnoszę wrażenie, że w przypadku ¾ koncertów w tym mieście jest dokładnie tak.

Posiadając jednak naturę osoby, która nieustannie doszukuje się drugiego dna i komplikuje sobie wszystkie możliwe tematy, rozrysowałem specjalnie dla Was taki oto diagram.

Jak widać nie jest to wcale takie proste, a powyższy diagram z pewnością nie obejmuje wszystkiego. Wyszczególniłem w nim jedynie główne kategorie, które realizujemy sami. Jeśli uważacie, że koniecznie powinno znaleźć się w nim coś, czego jeszcze tam nie ma – piszcie. Uzupełnimy 🙂

Dysponując szczegółowymi informacjami na temat “struktury koncertu” można sporządzić budżet oraz harmonogram pracy (to ten najważniejszy dokument, do którego nie chce się zaglądać nikomu oprócz koordynatora koncertu). Harmonogram może być bardzo prosty i zamykać się w trzech punktach. Może być bardzo skomplikowany i mieć punktów pięćdziesiąt. Niektóre z nich można pominąć, jeśli organizujesz wydarzenie samodzielnie, ale dobrym pomysłem jest mieć jakiś dokument, który bezwzględnie przypomina: plakat na jutro!

Harmonogram, nie wiedzieć czemu, w naszym zamkniętym systemie funkcjonuje pod nazwą “czeklista”. “Przelatując” całość po kolei, od początku do końca, mamy pewność, że ustaliliśmy absolutnie wszystko co potrzeba.

W naszym przypadku – przy pracy grupowej – w harmonogramie/czekliście oprócz czynności, które należy wykonać, i dat, w których chcemy się zmieścić, dopisujemy też osobę odpowiedzialną za dany temat.

Przykładowa czeklista wygląda o tak —> PRZYKŁADOWA CZEKLISTA

Ad. 3. REALIZACJA

Realizacja jest wisienką na torcie. Mając gotowy plan, ustalone szczegóły, pomysł na daty, miejsca i artystów, a przede wszystkim budżet i harmonogram/czeklistę, można przystąpić do “robienia” koncertu.

Oczywiście nigdy prace nie postępują zgodnie z harmonogramem, a rzeczywistość szybko weryfikuje plan. Ale działanie to już sama przyjemność. No to do roboty.

POTWIERDZENIE WYKONAWCÓW / MIEJSCA / DATY / WARUNKÓW

Jako że dysponujemy opisem, możemy zacząć komunikować się z innymi “podmiotami” – współpracownikami. Oczywiście fazę tę można przyspieszyć, jeśli na rynku funkcjonujemy już jakiś czas, a osoba do której dzwonimy współpracowała już z nami. Można wtedy potwierdzić datę (lub inne warunki), nie dysponując praktycznie żadnymi konkretami. Ale nawet i w takim przypadku opis staje się pomocny – ustala już pewne tematy i daje jasny obraz sytuacji.

Warto negocjacje prowadzić dwutorowo – mailowo i telefonicznie. Wiadomo że po wykonaniu jednego telefonu nie ma co spodziewać się odpowiedzi oraz potwierdzenia wszystkiego i na zawsze. Niemniej jednak jest telefon dobrym wstępem do maila z większą porcją informacji. Mail bez “zajawki telefonicznej” często ląduje w czeluściach skrzynki i nigdy nie jest odczytywany.

Różne są standardy i sposoby negocjacji z artystami/klubami. W naszym przypadku, zanim dochodzimy do negocjacji stawek, spodziewamy się wstępnego określenia zainteresowania – potencjalnego “tak” lub “nie”. Brak reakcji oznacza brak możliwości rozmowy na jakiekolwiek tematy, a takie niuanse jak stawki bywają elastyczne.

Pozwalamy sobie jednak na taką nonszalancję coraz rzadziej na rzecz określonych od samego początku warunków finansowych.

Gdy wszystkie strony są zainteresowane tematem, warto możliwie wcześnie uzyskać rider techniczny (wymagania techniczne) zespołów i klubu. Warto zaznaczyć, że na pewnym poziomie jest rider częścią umowy, a odstępstwa od niego równoznaczne są z zerwaniem negocjacji. Jednak nawet gdy mamy do czynienia z mniej wymagającym bandem rider jest rzeczą, którą absolutnie należy respektować, a gdy nie spełniamy warunków, wystarczy użyć… maila. W 99% da się dogadać, wystarczy tylko sprobówać.
Sytuacja, w której rider to jedno, a stan faktyczny to drugie – bez uprzedzenia i uzgodnienia z zespołami – jest karygodna (a bardzo powszechna).

Od zespołów wyciągamy też presspacki, foty, logotypy – wszelkie możliwe materiały – tak by w połowie projektowania materiałów graficznych nie okazało się, że brakuje jednego logotypu.

Pozostałe pozycje w harmonogramie/czekliście są w dużej mierze “self-explanatory” i nie wymagają osobnego omówienia (chyba że naprawdę musimy pisać, że “dobrze, by bileter miał przy sobie drobne i pieczątkę, a jak przewidujemy frekwencję powyżej 100 osób, to fajnie by było gdyby bileterów było dwóch itp.).

Ad. 4 FOLLOW-UP i EWALUACJA

Po koncercie czekają nas jeszcze dwa zadania – follow-up i ewaluacja.

Follow-up to w jakimś sensie “raport” z naszej działalności, który wysyłamy w świat – niech widzą, że się dzieje, że koncert się odbył, że na zdjęciach i wideo wygląda dobrze (nawet jak w rzeczywistości było biednie ;-)). Najprostsza postać follow-upu to faktycznie wspomniana foto- lub wideorelacja. Można też przygotować osobne raporty dla sponsorów, patronów, klubu i zespołów – z pewnością nie wszystkich interesuje ten sam zestaw danych: zespół lubi mieć więcej swoich zdjęć niż zdjęć kolegów, a sponsor lubi obejrzeć swój logotyp, niekoniecznie zaś najlepszą solówkę koncertu. Follow-up w tej postaci przy pojedynczym wydarzeniu nie jest tak istotny jak przy cyklu wydarzeń, kiedy to warto pamiętać o tym, że każda relacja z wczorajszego koncertu może “napędzić” nam fanów na koncert jutrzejszy.

Przy małym, jednorazowym koncercie nie jest też konieczna ewaluacja. Jeśli nie chcemy się niczego nauczyć, a koncert naprawdę jest pojedynczy i przypadkowy, szkoda tracić czas. Jeśli jednak planujemy w temacie organizacji jakikolwiek rozwój, ciężko będzie się obejść bez “spojrzenia wstecz” i analizy naszych poczynań. Bez tego nie sposób zaobserwować postępu, nawet jeśli się pojawi. Ogólnie mówiąc – warto więc po wydarzeniu spotkać się z ekipą i przedyskutować co było OK, a co jest do poprawy. Warto spytać zespoły, menedżera klubu (bezpośrednio) i publiczność (np. ankietą lub “na fejsie”) co się im podobało, a co nie. Nawet tak podstawowe narzędzie pozyskiwania feedbacku jest bardzo często zaniedbywane, zwłaszcza kiedy koncert był niezbyt udany i nikt nie chce wracać do niego myślami. Warto jednak się zmusić i przygotować plan poprawy. W przeciwnym wypadku współpracownicy mogą po prostu założyć, że jako organizator nie dostrzegasz błędów i w najgorszym wypadku nigdy więcej nie zechcą z Tobą pracować. Zatem – na zimno analizujemy dobre i złe strony, cieszymy się z pierwszych, żałujemy tych drugich. Całość dokumentujemy (żeby było do czego wrócić i sprawdzić czy w kółko nie robimy popełniamy tych samych błędów), a potem dziesięć “zdrowasiek” i do przodu. Następny koncert tuż tuż.

NA KONIEC – LISTA DOBRYCH PRAKTYK

1. Na naszym poziomie rzadko kiedy zawiera się umowę w formie “papierowej”. Jednak nie zwalnia to z obowiązku stworzenia umowy w ogóle. Dobrą praktyką jest JASNE określenie odpowiedzialności współpracowników/podmiotów za konkretne czynności. Lista taka może być bardzo podobna do naszego budżetu czy harmonogramu. Na tak sporządzoną listę oczekujemy mailowej odpowiedzi “tak” lub “nie”.

2. Bez potwierdzenia warunków nie zabieramy się do realizacji. BARDZO złą praktyką jest negocjowanie podstawowych warunków na etapie realizacji (lub nawet w sam dzień koncertu). Oczywiście tyleż złą co powszechną.

3. Historii kontaktu NIE kasujemy. Trzymamy wszystko w mailu, tak by można było się do niego odwołać.

4. Raz ustalonych warunków trzymamy się z żelazną konsekwencją, chyba że w przeciwnym wypadku będzie katastrofa (czasem trzeba odpuścić jedno, by “wygrać” coś innego – przemyśl to następnym razem jak koniecznie będziesz naciskał na zrealizowanie niemożliwych warunków technicznych w małym klubie ;-)).

5. Z moich obserwacji wynika, że catering czy wszelkie “usługi grzecznościowe” są punktowane znacznie wyżej niż gaża bez “usług grzecznościowych”. Tak, mówię dokładnie to – lepiej zmniejszyć gażę, a dodać nocleg i jadło. Nawet największy pragmatyk lubi dostać gościnność „w bonusie”.

6. Uśmiechamy się i jesteśmy miłymi ludźmi nawet dla najmniejszych i z pozoru najmniej istotnych stron w umowach 🙂